Informacje o przetwarzaniu danych osobowych naszych klientów i zainteresowanych stron.

Staranność i przejrzystość są podstawą opartej na zaufaniu współpracy z naszymi klientami. W związku z tym informujemy użytkowników o tym, w jaki sposób przetwarzamy ich dane i w jaki sposób mogą oni korzystać ze swoich praw, które przysługują im na mocy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i innych odpowiednich przepisów o ochronie danych. To, które dane osobowe przetwarzamy i w jakim celu, zależy od danego stosunku umownego.

1. Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych?

Osoba odpowiedzialna:

PLIXXENT Holding GmbH
Gasstraße 18, Dom 5
22761 Hamburg
Niemcy
Telefon: +49 40357784600
E-mail: info@plixxent.com

reprezentowane przez zarząd.

2. Jak skontaktować się z inspektorem ochrony danych?

Z naszym inspektorem ochrony danych można skontaktować się pod adresem:
Christopher Schewior
intersoft consulting services AG
Beim Strohhause 17
20097 Hamburg
Niemcy
Email: DSB-Plixxent@intersoft-consulting.de

3. Które z Twoich danych osobowych wykorzystujemy?

W przypadku złożenia zapytania, przygotowania oferty lub zawarcia z nami umowy przetwarzamy dane osobowe użytkownika. Ponadto przetwarzamy dane osobowe użytkownika między innymi w celu wypełnienia zobowiązań prawnych, ochrony uzasadnionego interesu lub na podstawie zgody udzielonej przez użytkownika.

W zależności od podstawy prawnej są to następujące kategorie danych osobowych:

• Imię, nazwisko
• Adres
• Dane komunikacyjne (telefon, adres e-mail, numer faksu)
• Data urodzenia
• Narodowość
• Dane podstawowe umowy, w szczególności numer umowy, okres obowiązywania, okres wypowiedzenia, rodzaj
• umowa
• Dane organizacyjne (np. firma, przedsiębiorstwo/organizacja, stanowisko),
• position, function)
• Dane z faktur/dane dotyczące sprzedaży
• Dane dotyczące zdolności kredytowej
• Dane dotyczące płatności/informacje o koncie
• Informacje o koncie, w szczególności rejestracja i logowanie (identyfikator użytkownika)
• Nagrywanie wideo lub obrazów
• CCTV.

W trakcie zawierania umów korzystamy również z danych przekazanych nam przez osoby trzecie. W zależności od rodzaju umowy obejmuje to następujące kategorie danych osobowych:

• Informacje o zdolności kredytowej (za pośrednictwem agencji kredytowych).

4. Jakie są źródła danych?

Przetwarzamy dane osobowe, które otrzymujemy od naszych klientów lub zainteresowanych stron.

Otrzymujemy również dane osobowe od następujących podmiotów:

• Biura kredytowe
• Publicznie dostępne źródła: rejestry handlowe lub stowarzyszeń, rejestry dłużników, grunty
• rejestry.
• Inne spółki grupy.

5. W jakich celach przetwarzamy dane użytkownika i na jakiej podstawie prawnej?

Przetwarzamy dane osobowe użytkowników w szczególności zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i niemiecką federalną ustawą o ochronie danych (BDSG), a także wszystkimi innymi obowiązującymi przepisami.

5.1 Na podstawie zgody użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

Jeśli użytkownik wyraził dobrowolną zgodę na gromadzenie, przetwarzanie lub przekazywanie określonych danych osobowych, zgoda ta stanowi podstawę prawną przetwarzania tych danych. W następujących przypadkach przetwarzamy dane osobowe użytkownika na podstawie udzielonej przez niego zgody:

• Wysyłanie biuletynu e-mail
• Spersonalizowane śledzenie newslettera
• Badania rynku (np. badania satysfakcji klientów)
• Marketing i reklama – tworzenie profili klientów
• Publikacja referencji klienta (imię i nazwisko oraz zdjęcie).

5.2 W celu wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Wykorzystujemy dane osobowe użytkownika w celu realizacji umowy zakupu.

W ramach tego stosunku umownego będziemy przetwarzać dane użytkownika w szczególności w celu realizacji następujących działań:

• Kontakt związany z umową
• Zarządzanie umowami
• Bieżąca obsługa klienta
• Centrum serwisowe/wsparcie klienta
• Realizacja roszczeń gwarancyjnych
• Zarządzanie należnościami
• Zarządzanie rozwiązaniem umowy.

Bardziej szczegółowe informacje na temat celów przetwarzania danych można znaleźć w odpowiednich dokumentach umownych i ogólnych warunkach.

5.3 W celu wypełnienia obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Jako firma podlegamy różnym obowiązkom prawnym. W celu wypełnienia tych obowiązków przetwarzanie danych osobowych może być konieczne.

Obowiązki w zakresie kontroli i sprawozdawczości
Weryfikacja zdolności kredytowej, wieku i tożsamości
Zapobieganie/obrona przed czynami przestępczymi.

5.4 Na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

W niektórych przypadkach przetwarzamy dane użytkownika w celu ochrony uzasadnionego interesu naszego lub strony trzeciej.

• Reklama bezpośrednia lub badania rynku i opinii publicznej
• Centralne zarządzanie danymi klientów w ramach grupy
• Środki bezpieczeństwa budynków i instalacji
• Nadzór wideo w celu zachowania prawa do domu
• Konsultacje i wymiana danych z agencjami kredytowymi w celu określenia zdolności kredytowej lub ryzyka niewykonania zobowiązania
• Zapewnienie bezpieczeństwa IT i operacji IT.

6. Komu będą udostępniane dane użytkownika?

W celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych i prawnych dane osobowe użytkownika będą ujawniane różnym organom publicznym lub wewnętrznym, a także zewnętrznym dostawcom usług.

Spółki w Grupie:

PLIXXENT GmbH & Co KG
Mittelkamp 112
26125 Oldenburg
Niemcy

PLIXXENT A/S
Kronborgvej 24
5450 Otterup
Dania

PLIXXENT B.V.
Korte Groningerweg 1 a
9607 PS Foxhol
Holandia

PLIXXENT S.L.
Poligono Quimico Sur
Ctra. Vilaseca-La Pineda,
s/n PO Box 83,
43110 La Canonja #
Tarragona
Hiszpania

Polytech Liquid Polymers Limited
Long Ln
Pott Shrigley,
Bollington, Macclesfield SK10 5SD,
Zjednoczone Królestwo

PLIXXENT S.r.l
Via Massari Marzoli, 5
21052 Busto Arsizio (Va)
Włochy

Zewnętrzni dostawcy usług:

Współpracujemy z wybranymi zewnętrznymi dostawcami usług w celu wypełnienia naszych zobowiązań umownych i prawnych.

• Dostawcy usług IT (np. dostawcy usług serwisowych, dostawcy usług hostingowych)
• Dostawcy usług niszczenia plików i danych
• Usługi drukowania
• Telekomunikacja
• Dostawcy usług płatniczych
• Doradztwo i konsultacje
• Dostawcy usług w zakresie marketingu lub sprzedaży
• Biura kredytowe
• Autoryzowani dealerzy
• Dostawcy usług wsparcia telefonicznego (call center)
• Dostawcy usług hostingowych
• Lettershops
• Audytorzy.

Organy publiczne:

Ponadto możemy być zobowiązani do ujawnienia danych osobowych użytkownika innym odbiorcom, takim jak organy publiczne, w celu spełnienia wymogów prawnych w zakresie powiadamiania.

• Władze finansowe
• Cła
• Agencja ubezpieczeń społecznych.

W przypadku dalszych pytań dotyczących poszczególnych odbiorców, prosimy o kontakt pod adresem: info@plixxent.com.

7. Czy dane użytkownika są przekazywane do krajów spoza Unii Europejskiej (tzw. krajów trzecich)?

Transfer do kraju trzeciego nie jest przewidziany.

8. Jak długo moje dane będą przechowywane?

Przechowujemy dane osobowe użytkownika tak długo, jak jest to konieczne do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i umownych.
Jeśli przechowywanie danych nie jest już konieczne do wypełnienia zobowiązań umownych lub prawnych, dane użytkownika zostaną usunięte, chyba że ich dalsze przetwarzanie jest konieczne do następujących celów:

• Wypełnianie obowiązków retencyjnych wynikających z prawa handlowego i podatkowego. Obejmują one okresy przechowywania z niemieckiego kodeksu handlowego (HGB) lub niemieckiego kodeksu podatkowego (AO). Okresy przechowywania danych wynoszą do 10 lat.
• Zabezpieczenie dowodów w ramach ustawowych przepisów o przedawnieniu. Zgodnie z ustawą o przedawnieniu niemieckiego kodeksu cywilnego (BGB), te okresy przedawnienia mogą wynosić do 30 lat w niektórych przypadkach; zwykły okres przedawnienia wynosi trzy lata.

9. Jakie prawa przysługują użytkownikowi w związku z przetwarzaniem jego danych?

Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do informacji zgodnie z art. 15 RODO, prawo do sprostowania zgodnie z art. 16 RODO, prawo do usunięcia zgodnie z art. 17 RODO, prawo do ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 18 RODO, prawo do sprzeciwu zgodnie z art. 21 RODO oraz prawo do przenoszenia danych zgodnie z art. 20 RODO. W odniesieniu do prawa do informacji i prawa do usunięcia danych obowiązują ograniczenia zgodnie z sekcjami 34 i 35 niemieckiej federalnej ustawy o ochronie danych (BDSG).

9.1 Prawo do sprzeciwu

Użytkownik może w każdej chwili sprzeciwić się wykorzystywaniu jego danych do celów reklamowych przy użyciu poczty elektronicznej bez ponoszenia jakichkolwiek kosztów innych niż koszty transmisji zgodnie z podstawowymi stawkami.

Jakie prawa przysługują użytkownikowi w przypadku przetwarzania danych w oparciu o jego uzasadniony interes lub interes publiczny?

Zgodnie z Art. 21 ust. 1 RODO użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e) RODO (przetwarzanie danych w interesie publicznym) lub na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (przetwarzanie danych w interesie publicznym). 6 (1) e RODO (przetwarzanie danych w interesie publicznym) lub na podstawie Art. 6 (1) f RODO (przetwarzanie danych w celu ochrony uzasadnionego interesu) z przyczyn wynikających z Twojej szczególnej sytuacji; dotyczy to również profilowania opartego na tym przepisie.

W przypadku sprzeciwu użytkownika nie będziemy już przetwarzać jego danych osobowych, chyba że będziemy w stanie wykazać istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności użytkownika, lub przetwarzanie będzie służyć dochodzeniu, wykonywaniu lub obronie roszczeń prawnych.

Jakie prawa przysługują użytkownikowi w przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego?

Jeśli przetwarzamy dane osobowe użytkownika do celów marketingu bezpośredniego, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących go danych osobowych do celów takiego marketingu zgodnie z art. 21 ust. 2 RODO. 21 (2) RODO; dotyczy to również profilowania, o ile jest ono związane z takim marketingiem bezpośrednim. W przypadku sprzeciwu użytkownika wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego nie będziemy już przetwarzać jego danych osobowych do tych celów.

9.2 Cofnięcie zgody

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych można wycofać w dowolnym momencie. Należy pamiętać, że odwołanie jest skuteczne tylko na przyszłość.

9.3 Prawo do informacji

Użytkownik może zażądać informacji o tym, czy przechowujemy jego dane osobowe. Jeśli użytkownik sobie tego życzy, poinformujemy go, jakich danych to dotyczy, w jakich celach dane te są przetwarzane, komu dane te są ujawniane, jak długo dane te są przechowywane i jakie inne prawa przysługują użytkownikowi w odniesieniu do tych danych.

9.4 Inne prawa

Ponadto użytkownik ma prawo do poprawienia nieprawidłowych danych lub ich usunięcia. Jeśli nie ma powodu do dalszego przechowywania danych, usuniemy je, w przeciwnym razie ograniczymy ich przetwarzanie. Użytkownik może również zażądać, abyśmy przekazali wszelkie przekazane nam przez niego dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie użytkownikowi albo wybranej przez niego osobie lub spółce.

Ponadto istnieje prawo do odwołania się do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych (Art. 77 RODO w związku z § 19 niemieckiej federalnej ustawy o ochronie danych (BDSG)).

9.5 Wykonywanie swoich praw

Aby skorzystać ze swoich praw, można skontaktować się z administratorem danych lub inspektorem ochrony danych, korzystając z podanych danych kontaktowych. Ponadto można skontaktować się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej: info@plixxent.com lub dzwoniąc pod następujący numer telefonu +49 40357784600.

Przetworzymy Twoje zapytania niezwłocznie i zgodnie z wymogami prawnymi oraz poinformujemy Cię o podjętych przez nas środkach.

10. Czy istnieje obowiązek podania danych osobowych?

W celu nawiązania relacji biznesowych użytkownik musi przekazać nam dane osobowe, które są niezbędne do realizacji stosunku umownego lub które musimy gromadzić ze względu na wymogi prawne. Jeśli użytkownik nie przekaże nam tych danych, realizacja i przetwarzanie stosunku umownego nie będzie dla nas możliwe.

11. Zmiany w niniejszych informacjach

W przypadku istotnej zmiany celu lub sposobu przetwarzania danych osobowych użytkownika, zaktualizujemy te informacje w odpowiednim czasie i poinformujemy użytkownika o zmianach w odpowiednim czasie.

Plixxent Holding GmbH
Gasstraße 18, Dom 5
22761 Hamburg
Niemcy
E-mail: info@plixxent.com

reprezentowana przez dyrektorów zarządzających Dr. Jörg Schottek, Nikolaus Michelsen, Carsten Wörner